Dấu công ty có cần thay đổi không và các trường hợp cụ thể

Việc điều chỉnh giấy tờ kinh doanh, chuyển địa điểm làm việc hay sắp xếp lại nhân sự thường khiến nhiều bạn quản lý lúng túng về con dấu. Bạn băn khoăn không biết mỗi lần thay đổi giấy phép, doanh nghiệp có bắt buộc phải làm lại con dấu hay không. Nếu tiếp tục dùng con mộc cũ, văn bản đóng ra có gặp trục trặc khi đối soát hồ sơ nội bộ hoặc làm việc cùng các đối tác giao dịch hay không.

Thực tế, con dấu công ty không bắt buộc phải thay đổi trong mọi lần cập nhật hồ sơ kinh doanh. Bạn chỉ cần làm lại mặt con mộc khi các thông tin hiển thị trực tiếp trên hình dấu không còn trùng khớp với giấy tờ mới. Đối với các biến động nội bộ không chạm vào chữ khắc trên con dấu, con mộc hiện tại vẫn được giữ nguyên để sử dụng hằng ngày.

Hiểu đúng bản chất từng trường hợp cụ thể sẽ giúp bạn chủ động xử lý công việc hành chính. Doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa tránh phát sinh những việc không đáng có.

Dấu công ty có cần thay đổi không

Để biết dấu công ty có cần thay đổi không, bạn nên kiểm tra trực tiếp các thông tin hiển thị trên mặt mộc cũ rồi so sánh với nội dung vừa điều chỉnh. Trường hợp con mộc chỉ khắc tên và mã số mà các mục này không đổi, việc khắc lại thường không cần thiết. Ngược lại, nếu con dấu cũ có khắc kèm địa chỉ quận huyện hoặc tên gọi cũ đã được cập nhật mới, việc tiếp tục sử dụng có thể khiến ngân hàng hoặc đối tác từ chối tiếp nhận tài liệu do không đồng bộ thông tin.

Ngoài ra, trường hợp nội dung đăng ký kinh doanh không đổi nhưng bạn muốn chuyển đổi kiểu dáng từ khay mực chấm ngoài sang dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) để thao tác dập thuận tiện hơn, việc đặt làm dấu mới hoàn toàn do nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp.

Bên cạnh các lý do pháp lý, việc giữ hay đổi con dấu còn phụ thuộc vào độ mòn vật lý của sản phẩm qua thời gian. Một con dấu dù giấy tờ không đổi, nhưng sau nhiều năm dập liên tục, khay mực bị lún sâu hoặc cao su bị lão hóa cũng sẽ cần xử lý. Khi đó, việc sửa, khắc lại con dấu là giải pháp thiết thực, giúp duy trì nét dập rõ ràng trên các bản hợp đồng, hóa đơn và phiếu thu chi.

Việc phân biệt rõ giữa quyền tự chủ và các ràng buộc thực tế khi sử dụng con mộc được tóm tắt qua bảng so sánh dưới đây:

Tiêu chí xem xét	Quy định áp dụng trước đây	Cơ chế thực tế hiện nay
Thủ tục thông báo mẫu con dấu	Phải gửi thông báo mẫu con dấu lên cơ quan quản lý nhà nước	Doanh nghiệp tự ban hành quy chế sử dụng và tự quản lý nội bộ
Số lượng con dấu sử dụng	Bị giới hạn số lượng theo phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền	Doanh nghiệp tự quyết định số lượng con dấu theo nhu cầu thực tế
Hình thức và màu mực dấu	Phải dùng hình tròn đồng nhất và dập mực màu đỏ	Doanh nghiệp tự chọn hình tròn hoặc đa giác cùng màu mực phù hợp
Đơn vị cấp phát mẫu dấu	Cơ quan công an quản lý mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận	Doanh nghiệp tự đặt gia công con dấu và tự chịu trách nhiệm
Xử lý khi đổi giấy phép	Đổi quận hay đổi thông tin đều phải khắc đổi con mộc mới	Chỉ đổi khi nội dung khắc trên mặt con mộc có sự sai lệch

Bảng đối chiếu trên cho thấy sự chủ động rất lớn của người điều hành công ty ở thời điểm hiện tại. Khi đã hiểu rõ nguyên tắc tự quyết, bạn cần nắm bắt các trường hợp cụ thể để có hướng giải quyết phù hợp cho từng bộ phận.

Các trường hợp cần thay đổi con dấu công ty

Doanh nghiệp cần tiến hành làm lại mặt mộc khi thay đổi tên gọi, chuyển đổi loại hình tổ chức hoặc khi con dấu bị hư hỏng, biến dạng, thất lạc. Việc này giúp giữ tính thống nhất cho hồ sơ giao dịch và phòng ngừa rủi ro bị từ chối tiếp nhận chứng từ.

Thay đổi tên doanh nghiệp hoặc loại hình hoạt động

Khi doanh nghiệp đổi tên hoặc chuyển đổi mô hình hoạt động, thông tin định danh cũ không còn giá trị pháp lý. Do đó, bạn cần làm lại dấu tròn công ty mới. Tên mới trên con dấu phải trùng khớp từng chữ, từng ký tự với thông tin ghi trong giấy phép kinh doanh. Nếu bạn tiếp tục dùng con mộc mang tên cũ để đóng lên hợp đồng mua bán, đối tác có quyền nghi ngờ tư cách đại diện của người ký kết. Họ có thể từ chối thanh toán hoặc yêu cầu bạn phải cung cấp thêm hàng loạt giấy tờ xác nhận phức tạp.

Đối với việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, phần tiền tố định danh trong tên gọi chắc chắn sẽ có sự thay đổi lớn. Chẳng hạn, khi chuyển từ công ty trách nhiệm hữu hạn sang công ty cổ phần, cấu trúc tên gọi đã mang một bản chất mới. Dưới đây là những điểm thay đổi cơ bản mà người làm dấu cần lưu ý kỹ khi thiết kế bản vẽ:

• Tiền tố loại hình thay đổi, làm gia tăng hoặc thu hẹp số lượng ký tự nằm ở vòng ngoài của con dấu tròn.
• Cấu trúc bố cục chữ quanh vành tròn cần được người thợ căn chỉnh lại, tránh hiện tượng các chữ cái dính sát vào nhau làm mất nét.
• Mã số doanh nghiệp giữ nguyên, nhưng độ dài tên gọi mới đòi hỏi khoảng cách các dòng chữ phải được phân bổ lại cho cân đối.
• Kiểu chữ khắc tên mới phải là kiểu chữ đứng ngay ngắn, rõ ràng, không dùng các phông chữ uốn lượn gây nhầm lẫn khi đóng giáp lai.

Việc tiếp tục dùng con dấu cũ khi đã đổi loại hình công ty tiềm ẩn rất nhiều rủi ro cho quá trình luân chuyển chứng từ của bạn. Giao dịch viên ngân hàng luôn đối chiếu từng chữ trên vết mộc đóng ra với mẫu con dấu lưu trong hồ sơ tài khoản. Chỉ cần lệch một từ trong cụm từ loại hình, lệnh chuyển khoản của bạn sẽ bị chặn lại để chờ xác minh. Vì vậy, ngay khi nhận giấy phép kinh doanh mới, bạn nên kiểm tra bản vẽ và đặt làm con mộc mới ngay.

Để bạn dễ hình dung, dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau về thông tin trên mặt con dấu khi chuyển đổi mô hình hoạt động:

Trường hợp chuyển đổi	Nội dung vành ngoài con mộc cũ	Nội dung vành ngoài con mộc mới	Điểm kỹ thuật cần lưu ý
Chuyển từ TNHH sang Cổ phần	CÔNG TY TNHH ABC	CÔNG TY CỔ PHẦN ABC	Tên dài hơn, cần giãn khoảng cách chữ hợp lý
Chuyển từ Một thành viên sang Hai thành viên	CÔNG TY TNHH MTV ABC	CÔNG TY TNHH ABC	Bỏ bớt chữ MTV, bố cục vành tròn thông thoáng hơn
Chuyển từ Cổ phần sang TNHH	CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ	CÔNG TY TNHH XYZ	Cần thu gọn khoảng cách để chữ không bị loãng
Đổi hẳn tên thương mại mới	CÔNG TY TNHH HOA MAI	CÔNG TY TNHH HOA LAN	Thiết kế lại hoàn toàn vòng chữ trên mặt dấu

Việc sắp xếp lại các chữ cái trên khuôn dấu tròn đòi hỏi sự tính toán cẩn thận của người thợ. Nếu tên công ty quá dài, người thiết kế phải chủ động co tỷ lệ chiều rộng của phông chữ xuống mức phù hợp. Nếu ép chữ quá nhỏ, khi dập xuống giấy mỏng, mực sẽ bị tràn và làm dính liền các khoảng trống nhỏ giữa các nét.

Bên cạnh yếu tố tên gọi và loại hình, chất lượng của chính vật liệu làm con mộc sau thời gian dài sử dụng cũng là lý do quan trọng khiến bạn phải thay đổi con dấu.

Con dấu bị mòn mờ, hư hỏng hoặc thất lạc

Tình trạng con dấu bị xuống cấp sau thời gian sử dụng thường xuất phát từ chất lượng phôi cao su hoặc thói quen bảo quản hằng ngày. Một con dấu tốt có thể dập được hàng nghìn lần đóng. Tuy nhiên, nếu bạn dùng mực kém chất lượng, mặt cao su có thể bị chai cứng, biến dạng hoặc bong tróc từng nét chữ. Khi dập xuống giấy, vết mực bị mất góc, nhòe nét hoặc không đọc được các con số trong mã số thuế. Dưới đây là những dấu hiệu hư hỏng thực tế cho thấy bạn cần thay con dấu:

• Mặt cao su bị lão hóa, xuất hiện các vết nứt nhỏ hoặc rơi rụng các ký tự nằm ở vòng tròn phía trong.
• Khay chứa mực bên trong thân dấu bị xẹp lún, khiến mặt cao su không thể tiếp xúc đủ lượng mực cần thiết khi lật.
• Vỏ ngoài con dấu bị kẹt hoặc nứt vỡ do va đập, làm mặt khắc tiếp xúc lệch hướng.
• Hình đóng ra giấy bị nhòe thành một mảng mực đỏ, làm mất hoàn toàn khoảng trống giữa các nét chữ và đường viền ngoài.

Để bạn dễ nhận biết tình trạng hao mòn, bảng đối chiếu dưới đây liệt kê các mức độ hư hại và hướng xử lý phù hợp cho từng trường hợp:

Tình trạng hư hại thực tế	Hiện tượng nhìn thấy trên giấy	Phương án xử lý kỹ thuật	Đánh giá mức độ cần thiết
Mực không đều do khô khay	Chỗ đậm chỗ nhạt, mất một phần nét chữ	Châm thêm mực đúng loại hoặc thay tăm bông	Chưa cần làm lại mặt dấu
Rách cao su ở vành ngoài	Mất một đoạn viền tròn của con dấu	Khắc lại mặt cao su mới, giữ nguyên cán cũ	Cần thay thế sớm
Rơi rụng các con số mã số thuế	Mất số định danh, sai lệch thông tin	Khắc lại toàn bộ mặt con mộc mới hoàn toàn	Cần thay mới
Vỡ khung vỏ nhựa bên ngoài	Cán dấu bị kẹt, không thể đàn hồi tự nhiên	Thay vỏ cán mới và dán lại mặt cao su cũ	Tùy tình trạng mặt khắc

Đối với trường hợp làm mất hoặc thất lạc con dấu, quy trình xử lý đòi hỏi sự thận trọng cao độ của người quản lý doanh nghiệp. Mất con dấu có thể dẫn đến rủi ro bị người khác lợi dụng đóng lên các giấy tờ, biên bản hoặc hợp đồng trái thẩm quyền. Ngay khi phát hiện việc thất lạc, người điều hành cần lập biên bản ghi nhận sự việc trong nội bộ doanh nghiệp. Tiếp theo, công ty nên tiến hành rà soát các tài liệu phát hành gần nhất, đồng thời ra quyết định chấm dứt giá trị sử dụng của con dấu cũ tính từ thời điểm lập biên bản.

Sau khi đã hoàn tất các biện pháp ghi nhận nội bộ, bạn tiến hành đặt làm lại con mộc mới để duy trì công việc. Con mộc mới có thể giữ nguyên nội dung cũ hoặc bổ sung thêm một ký hiệu nhỏ để phân biệt với con dấu đã mất, tùy thuộc vào quy chế nội bộ của bạn. Việc này giúp các đối tác khi nhận chứng từ sau này dễ dàng nhận diện vết đóng thuộc về con dấu mới.

Những trường hợp hư hỏng và sai lệch thông tin nêu trên khiến bạn cần khắc đổi con mộc. Ngược lại, có nhiều thay đổi trên giấy phép kinh doanh nhưng con dấu cũ vẫn được tiếp tục sử dụng mà không cần làm lại.

Các trường hợp không bắt buộc đổi con dấu doanh nghiệp

Một số thay đổi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đòi hỏi phải làm lại con dấu nếu nội dung trên mặt mộc vẫn trùng khớp. Thiết kế mặt mộc tối giản ngay từ đầu sẽ giúp bạn linh hoạt hơn khi thực hiện các thủ tục giấy tờ sau này.

Thay đổi địa chỉ công ty khi con dấu không khắc địa chỉ

Khi chuyển trụ sở nhưng mặt con mộc chỉ thể hiện tên công ty và mã số doanh nghiệp ở vành ngoài và tâm dấu, việc dời địa điểm hoàn toàn không làm thay đổi nội dung con dấu. Khi đó, vết dập của con dấu vẫn trùng khớp với dữ liệu trên cổng thông tin quốc gia.

Trường hợp con mộc cũ của bạn có khắc kèm tên địa danh hành chính, việc xử lý sẽ phụ thuộc vào bản chất của đợt thay đổi đó:

• Nếu doanh nghiệp thay đổi do quyết định sáp nhập địa giới hành chính của Nhà nước như gộp xã phường, đổi tên quận mà vị trí trụ sở không đổi, con dấu cũ vẫn được dùng bình thường.
• Dữ liệu đăng ký kinh doanh sẽ tự cập nhật tên đơn vị hành chính mới, đối tác tra cứu mã số thuế là xác thực được thông tin chuẩn xác.
• Nếu công ty dời trụ sở sang một tỉnh hoặc thành phố khác, việc trên con dấu vẫn để tên tỉnh cũ có thể gây thắc mắc cho đối tác khi ký kết hợp đồng.
• Trong trường hợp chuyển tỉnh, bạn nên cân nhắc làm lại mặt dấu mới đã lược bỏ phần địa chỉ để sử dụng lâu dài, tránh phải giải trình nhiều lần.

Đánh đổi khi bạn giữ lại con dấu có khắc tên quận cũ là đôi khi phải giải thích thêm với các đơn vị kiểm toán hoặc đối tác mới. Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên tham gia đấu thầu các gói dự án lớn, việc khắc lại mặt mộc không chứa địa danh là một lựa chọn hợp lý. Phương án này giúp bạn yên tâm sử dụng con mộc ổn định, dù sau này công ty có dời địa điểm sang bất kỳ nơi nào khác.

Bảng phân tích dưới đây giúp bạn đánh giá các điểm cộng và điểm trừ khi quyết định giữ lại hoặc khắc mới con dấu có chứa địa danh cũ:

Phương án lựa chọn	Điểm thuận lợi cho doanh nghiệp	Điểm hạn chế cần lưu ý	Tình huống khuyên dùng
Giữ lại con mộc cũ có tên quận cũ	Tiết kiệm thời gian, không phải đổi mẫu dấu tại ngân hàng	Phải kèm theo giấy xác nhận thay đổi địa chỉ khi đối tác yêu cầu	Chuyển địa chỉ trong cùng một quận, huyện
Khắc lại con dấu mới bỏ hẳn tên quận	Đồng bộ thông tin, mẫu dấu dùng lâu dài không sợ đổi trụ sở	Tốn thời gian làm thủ tục cập nhật mẫu dấu với ngân hàng	Chuyển trụ sở sang tỉnh khác hoặc đấu thầu
Khắc lại con dấu cập nhật quận mới	Khớp đúng từng chữ với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới	Lại phải làm lại dấu nếu sau này tiếp tục chuyển văn phòng	Doanh nghiệp muốn thông tin đồng nhất tuyệt đối

Từ bảng so sánh trên, bạn có thể cân nhắc nhu cầu thực tế của công ty để chọn phương án phù hợp. Nếu không quá khắt khe về mặt hình thức, việc giữ nguyên con dấu là cách làm đơn giản và tiết kiệm.

Thay đổi người đại diện pháp luật hoặc thay đổi ngành nghề

Con dấu công ty là tài sản chung đại diện cho pháp nhân chứ không gắn liền với cá nhân cụ thể. Khi người đại diện theo pháp luật chuyển giao quyền điều hành cho người kế nhiệm, người mới tiếp nhận con dấu theo biên bản bàn giao tài sản nội bộ và tiếp tục sử dụng để điều hành công việc.

Để bạn nắm rõ mức độ ảnh hưởng của từng nội dung điều chỉnh trên giấy phép đối với con dấu, bảng đối chiếu dưới đây phân loại cụ thể từng trường hợp:

Nội dung thay đổi trên giấy phép	Có cần đổi con dấu công ty không	Căn cứ xử lý trong thực tế
Đổi tên công ty hoàn toàn	Cần thay đổi	Tên mới không còn trùng với chữ khắc trên con mộc cũ
Chuyển từ TNHH sang Cổ phần	Cần thay đổi	Tiền tố loại hình doanh nghiệp trên con dấu bị sai lệch
Thay đổi Giám đốc hoặc người đại diện	Không bắt buộc thay đổi	Con dấu thuộc về pháp nhân, không mang tên cá nhân người đại diện
Bổ sung hoặc bỏ bớt ngành nghề	Không bắt buộc thay đổi	Ngành nghề kinh doanh không hiển thị trên mặt mộc tròn
Tăng hoặc giảm vốn điều lệ	Không bắt buộc thay đổi	Số vốn là thông tin tài chính nội bộ, không nằm trên con dấu
Dời địa chỉ nhưng dấu không có địa chỉ	Không bắt buộc thay đổi	Mã số thuế và tên doanh nghiệp trên con dấu vẫn chuẩn xác
Dời trụ sở tỉnh và dấu có tên tỉnh cũ	Nên cân nhắc đổi mới	Giúp hồ sơ năng lực đồng nhất, tránh phải giải trình với đối tác

Tương tự như vậy, việc tăng giảm vốn điều lệ, thay đổi tỷ lệ góp vốn của các cổ đông hay đăng ký thêm ngành nghề buôn bán chỉ là các thủ tục hành chính thông thường. Các thông tin này hoàn toàn không xuất hiện trên bề mặt con dấu pháp nhân. Vì vậy, bạn có thể yên tâm sử dụng con mộc hiện tại để đóng dấu văn bản hằng ngày mà không cần lo lắng về việc đổi dấu.

Khi doanh nghiệp rơi vào nhóm cần làm lại con mộc, bạn cần tiến hành các bước xử lý con dấu cũ và chuẩn bị hồ sơ đặt làm con mộc mới một cách bài bản.

Thủ tục xử lý con dấu cũ và chuẩn bị hồ sơ làm dấu mới

Để phòng ngừa rủi ro phát sinh tranh chấp hoặc tồn tại song song hai con mộc khác thông tin, doanh nghiệp cần xác định đúng nguồn gốc con dấu để tiêu hủy nội bộ hoặc nộp trả cơ quan công an, đồng thời chuẩn bị hồ sơ đầy đủ khi đặt khắc dấu mới.

Cách hủy hoặc lưu trữ con dấu cũ an toàn

Việc xử lý con dấu cũ phụ thuộc vào nguồn gốc phát hành con mộc: do công ty tự đặt khắc hay do cơ quan công an cấp trước đây. Căn cứ theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước và một số đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang hoặc tổ chức chuyên môn chịu sự quản lý trực tiếp về con dấu từ cơ quan công an. Quy định này chỉ áp dụng cho các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Nếu con mộc cũ thuộc diện này, bạn cần nộp lại con dấu cùng giấy chứng nhận mẫu dấu cho cơ quan công an có thẩm quyền để làm thủ tục thu hồi.

Ngược lại, nếu con mộc của bạn do công ty tự đặt làm tại các xưởng khắc dấu theo Luật Doanh nghiệp, quyền quyết định hoàn toàn thuộc về nội bộ doanh nghiệp. Quy trình xử lý con dấu cũ trong nội bộ được thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

• Ban lãnh đạo công ty họp và ban hành quyết định ngừng sử dụng con dấu cũ, ghi rõ mốc thời gian chấm dứt hiệu lực trên mọi văn bản.
• Lập biên bản tiêu hủy con dấu cũ trước sự chứng kiến của người đại diện theo pháp luật và nhân viên văn thư lưu trữ.
• Làm biến dạng cơ học mặt dấu hoặc tháo rời tấm cao su để con dấu không thể tiếp tục dập ra hình.
• Trường hợp lưu giữ con dấu cũ làm kỷ niệm, doanh nghiệp nên niêm phong và ghi rõ tình trạng dừng sử dụng để tránh thất lạc hoặc đóng nhầm văn bản.

Bảng tóm tắt dưới đây giúp bạn phân biệt rõ quy trình xử lý đối với hai loại nguồn gốc con dấu:

Nguồn gốc con dấu cũ	Cơ quan xử lý thu hồi	Giấy tờ kèm theo cần nộp	Hình thức xử lý vật lý
Con dấu do công an cấp trước đây	Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính	Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu	Nộp lại toàn bộ con dấu để cơ quan nhà nước thu hồi
Con dấu do công ty tự khắc	Doanh nghiệp tự xử lý nội bộ	Quyết định và biên bản hủy dấu nội bộ	Làm biến dạng mặt khắc hoặc niêm phong có biên bản

Việc lập biên bản hủy dấu nội bộ giúp ghi nhận rõ ràng mốc thời gian dừng sử dụng mộc cũ. Nếu xuất hiện văn bản mang vết dập của con dấu cũ nhưng ghi ngày ký sau thời điểm lập biên bản tiêu hủy, doanh nghiệp sẽ có cơ sở đối chiếu thực tế để làm rõ tính nhất quán của tài liệu lưu trữ.

Sau khi đã hoàn tất khâu xử lý con mộc cũ, bạn chuyển sang bước chuẩn bị giấy tờ để đặt làm con dấu mới.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi đặt làm lại con dấu công ty

Khi đặt làm lại con dấu, việc cung cấp thông tin chuẩn xác giúp xưởng sản xuất đúng mẫu mộc theo hồ sơ pháp lý. Theo quy định tại Nghị định 96/2016/NĐ-CP về điều kiện an ninh, trật tự đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cơ sở sản xuất con dấu có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và lập sổ theo dõi phục vụ công tác quản lý chuyên ngành của cơ sở.

Để xác thực thẩm quyền và bảo đảm nội dung con dấu trùng khớp với đăng ký doanh nghiệp, quy trình tiếp nhận nội bộ của cơ sở khắc dấu thường yêu cầu các tài liệu sau:

• Bản sao hoặc ảnh chụp bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật các nội dung thay đổi mới.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật hoặc giấy giới thiệu của công ty cho nhân viên liên hệ đặt dấu.
• Hình ảnh vết dấu cũ dập trên giấy trắng nếu bạn muốn làm lại con mộc mới có bố cục tương tự con dấu trước đó.
• Yêu cầu cụ thể về cấu hình con mộc như việc chọn cán lật tự động của hãng Shiny hoặc Trodat, dùng mực đỏ tươi hay các loại mực dấu bám dính trên giấy bóng.

Bảng quy trình phối hợp làm việc giữa khách hàng và xưởng chế tác được triển khai qua các bước sau:

Bước thực hiện	Trách nhiệm của khách hàng	Trách nhiệm của xưởng khắc dấu	Kết quả bàn giao
Tiếp nhận thông tin	Gửi ảnh chụp giấy phép kinh doanh mới	Kiểm tra tính rõ ràng của mã số và tên công ty	Xác nhận yêu cầu đặt hàng
Thiết kế bản vẽ maket	Cung cấp yêu cầu về kiểu dáng, vành chữ	Dựng maket đồ họa chuẩn kích thước hình tròn	File ảnh maket để khách duyệt
Kiểm tra và xác nhận	Rà soát từng chữ cái, dấu chấm, mã số thuế	Chờ phản hồi chỉnh sửa từ phía khách hàng	Bản duyệt cuối cùng đồng nhất
Cắt khắc phôi cao su	Chờ xưởng gia công theo bản vẽ	Đưa cao su vào máy khắc tia để tiện nét chữ	Mặt cao su hoàn chỉnh sắc nét
Lắp ráp và dập thử	Kiểm tra hình đóng thực tế khi nhận hàng	Dán mặt mộc vào cán lật và châm mực thử nghiệm	Con dấu hoàn chỉnh kèm hộp mực

Khi bạn gửi hồ sơ qua mạng, người thợ sẽ nhập dữ liệu tên công ty và mã số doanh nghiệp vào phần mềm thiết kế. Sau đó, xưởng sẽ gửi lại bản vẽ maket để bạn kiểm tra từng chi tiết nhỏ. Bạn cần đối chiếu kỹ xem mã số thuế có bị nhầm số nào không, các chữ cái viết hoa và viết thường đã chuẩn xác hay chưa. Sau khi bạn xác nhận duyệt bản vẽ, người thợ mới đưa phôi cao su vào máy cắt để tạo rãnh chữ sâu, giúp hình đóng ra giấy không bị nhòe mực.

Bên cạnh con mộc tròn đại diện cho công ty, nhiều bạn khi làm lại đăng ký kinh doanh cũng kết hợp đặt thêm khắc dấu mã số thuế hoặc các loại dấu vuông hộ kinh doanh để phục vụ xuất hóa đơn và giao nhận hàng. Việc làm đồng bộ các con dấu văn phòng cùng một lần giúp bộ phận kế toán vận hành công việc trơn tru hơn ngay sau khi hoàn tất thủ tục hành chính.

Bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại.