Cách đóng dấu sao y bản chính của công ty đúng quy cách

Cách đóng dấu sao y bản chính của công ty đúng quy cách gồm việc dập con dấu sao y lên bản sao, người có thẩm quyền ký xác nhận, ghi rõ ngày tháng và đóng dấu tròn công ty chèn một phần ba lên chữ ký. Thao tác này giúp hồ sơ sao chép có căn cứ đối chiếu rõ ràng trong quá trình xử lý công việc và lưu trữ tài liệu.

Trong phạm vi công tác văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức quy định để phục vụ công tác đối chiếu và lưu trữ hồ sơ nội bộ.

Người làm văn thư cần chọn đúng kiểu cán dấu sao y phù hợp với khối lượng công việc thực tế, đồng thời đặt giấy trên mặt bàn phẳng để nét mực đỏ đều đặn, rõ chữ. Dưới đây là các bước thực hành chi tiết, các lưu ý xử lý văn bản và cách tránh những lỗi khiến tài liệu bị từ chối tiếp nhận.

Phạm vi sử dụng dấu sao y bản chính của doanh nghiệp

Dấu sao y bản chính của doanh nghiệp xác nhận bản sao có nội dung trùng khớp với tài liệu gốc đang lưu giữ, phục vụ mục đích quản lý nội bộ và giao dịch hợp đồng. Việc nắm rõ phạm vi tài liệu, thẩm quyền ký duyệt và tính chất của bản sao giúp bộ phận văn phòng thực hiện đúng giới hạn, tránh lúng túng khi xử lý hồ sơ.

Mỗi loại giấy tờ trong doanh nghiệp có tính chất sử dụng khác nhau. Do đó, người xử lý cần phân loại văn bản trước khi dập dấu, tránh việc sử dụng con dấu tùy tiện ngoài phạm vi thỏa thuận thương mại.

Xác định phạm vi tài liệu công ty được phép sao y cho mục đích nội bộ

Công ty chỉ được tự sao y các giấy tờ, hồ sơ, quyết định do chính doanh nghiệp ban hành, hoặc tài liệu gốc đang quản lý trong hệ thống lưu trữ nội bộ. Việc phân định phạm vi giấy tờ giúp bộ phận văn thư tránh việc đóng dấu lên các tài liệu ngoài thẩm quyền xử lý của đơn vị.

Trong phạm vi quy định về công tác văn thư tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tham khảo các hình thức sao văn bản để quản lý giấy tờ nội bộ. Nhóm tài liệu thứ nhất gồm các quyết định của hội đồng quản trị, quyết định bổ nhiệm nhân sự, thông báo nội bộ, quy chế tiền lương. Khi các phòng ban cần lưu trữ một bản để theo dõi công việc, văn thư dùng bản gốc đối chiếu, rồi dập dấu sao y để gửi các bộ phận liên quan.

Nhóm tài liệu thứ hai là các hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu mà công ty là một bên tham gia ký kết. Trong nhiều gói thầu hoặc hồ sơ thanh quyết toán, đối tác cho phép doanh nghiệp cung cấp bản sao y có đóng dấu mộc của công ty để đối chiếu giai đoạn, giảm thiểu nguy cơ thất lạc bản chính có chữ ký tươi.

Nhóm tài liệu thứ ba là các tài liệu kế toán nội bộ như phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, báo cáo tài chính nội bộ. Những tài liệu này được sao y để gửi kèm hồ sơ giải trình công việc, hoặc chuyển cho đơn vị kiểm toán phục vụ rà soát số liệu sổ sách.

Đối với giấy tờ cá nhân của người lao động hoặc văn bản do cơ quan nhà nước cấp, doanh nghiệp chỉ lưu trữ bản sao chụp để theo dõi hồ sơ nhân sự, không thực hiện đóng dấu sao y.

Phân biệt chứng thực của nhà nước với sao y nội bộ doanh nghiệp

Bản sao y của công ty chỉ có tác dụng đối chiếu nội bộ giữa doanh nghiệp với các bên liên quan, không thay thế bản chứng thực của cơ quan nhà nước. Hai hình thức này khác biệt rõ rệt về chủ thể chứng thực, phạm vi áp dụng và giá trị sử dụng khi giao dịch.

Người làm văn thư cần nắm rõ ranh giới này để chuẩn bị đúng loại hồ sơ cho từng tình huống công việc cụ thể. Việc dùng nhầm bản sao y nội bộ khi cơ quan chức năng yêu cầu bản chứng thực sẽ làm gián đoạn tiến độ xử lý thủ tục hành chính.

Tiêu chí đối chiếu	Bản sao y nội bộ của công ty	Bản sao chứng thực từ bản chính của nhà nước
Chủ thể thực hiện	Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền	Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, văn phòng công chứng
Thẩm quyền văn bản	Chỉ áp dụng cho văn bản, hồ sơ do chính công ty ban hành hoặc quản lý nội bộ	Áp dụng cho mọi giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp
Giá trị sử dụng	Lưu hành nội bộ, cung cấp cho đối tác có thỏa thuận chấp thuận	Sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch dân sự, thủ tục hành chính
Căn cứ hình thức	Dấu sao y kèm dấu tròn công ty và chữ ký của người có thẩm quyền	Lời chứng thực theo mẫu quy định, chữ ký người thực hiện và con dấu cơ quan chứng thực

Bản sao y của công ty chỉ có tác dụng khi các bên giao dịch có thỏa thuận từ trước về việc chấp thuận hồ sơ sao y nội bộ. Ví dụ, khi làm việc với ngân hàng để bổ sung chứng từ sau giải ngân, ngân hàng có thể chấp nhận các bản sao y hóa đơn thương phẩm do doanh nghiệp tự đóng dấu xác nhận.

Khi nộp hồ sơ tới cơ quan nhà nước trong các thủ tục hành chính, người thực hiện cần chuẩn bị bản chính hoặc bản sao chứng thực tư pháp theo đúng quy định pháp luật.

Thẩm quyền ký xác nhận bản sao y theo điều lệ hoặc quy chế quản lý con dấu

Người có quyền ký xác nhận bản sao y là người đại diện theo pháp luật của công ty, hoặc cá nhân được ủy quyền bằng văn bản cụ thể. Thẩm quyền ký sao y phải được quy định rõ trong quy chế văn thư, hoặc điều lệ hoạt động của doanh nghiệp để làm căn cứ thực hiện.

Con dấu tròn công ty đại diện cho tư cách của pháp nhân, vì vậy chữ ký đi kèm con dấu phải xuất phát từ người có quyền hạn thực tế. Nếu chữ ký không đúng người, văn bản sao y sẽ mất giá trị đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.

Trường hợp thứ nhất là người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký tên. Đây thường là giám đốc, tổng giám đốc, hoặc chủ tịch hội đồng quản trị tùy theo mô hình công ty ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chữ ký của người đại diện có giá trị cao nhất trên mọi tài liệu sao y gửi tới đối tác bên ngoài.

Trường hợp thứ hai là ký thừa ủy quyền hoặc ký thay theo phân cấp nội bộ. Trong các doanh nghiệp có lượng hồ sơ giấy tờ cần xử lý thường xuyên, người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho cấp phó, hoặc trưởng bộ phận hành chính phụ trách ký xác nhận.

Văn bản ủy quyền cần ghi rõ phạm vi tài liệu được ký, thời hạn ủy quyền và trách nhiệm của người được ủy quyền. Khi ký, người được ủy quyền ghi rõ chức vụ ký thay, ký tên, ghi họ tên và chuyển bộ phận văn thư dập dấu tròn theo đúng quy chế quản trị.

Nhân viên văn thư không tự ý dập dấu sao y, ký tên mình vào ô xác nhận rồi dập dấu tròn công ty khi chưa có văn bản phân công. Việc ký vượt quyền sẽ khiến hồ sơ bị từ chối, gây ảnh hưởng đến tính trung thực của tài liệu doanh nghiệp.

Hướng dẫn các bước đóng dấu sao y bản chính đúng quy cách

Quy trình đóng dấu sao y gồm các bước từ chuẩn bị bản gốc đối chiếu, dập dấu tiêu đề sao y, ký tên xác nhận, đến đóng dấu tròn và dấu giáp lai. Mỗi thao tác đòi hỏi sự cẩn thận để mặt giấy phẳng phiu, chữ in ngay ngắn, nét mực rõ ràng.

Dưới góc nhìn thực hành văn phòng, một bộ hồ sơ sao y chuẩn mực cần sạch sẽ, mực in bám chắc vào thớ giấy, không bị lệch góc hay lem mực. Bạn nên thực hiện tuần tự theo các bước kỹ thuật dưới đây để hồ sơ đạt chất lượng tốt.

Chuẩn bị bản gốc đối chiếu và kiểm tra tính nguyên vẹn của văn bản sao chép

Người thực hiện cần đối chiếu từng trang của bản sao với bản chính, kiểm tra dấu hiệu tẩy xóa, rách mép hoặc thiếu sót nội dung. Việc kiểm tra bề mặt giấy in cũng giúp mực dấu bám đều đặn hơn khi dập xuống.

Trước khi cầm con dấu lên dập, bạn hãy đặt bản chính và bản sao cạnh nhau trên mặt bàn bằng phẳng, có đủ ánh sáng. Người kiểm tra cần rà soát kỹ các trang nội dung, xem bản sao chụp có đủ các trang hay không, mép giấy có bị cắt mất chữ hay không. Các bảng số liệu, dòng điều khoản trong hợp đồng phải đọc được rõ ràng, không bị đen viền do máy photocopy làm mờ chữ.

Về dấu hiệu chỉnh sửa, bản chính không được có vết cạo sửa chữ số, chắp vá cơ học hoặc mâu thuẫn về màu mực viết tay. Nếu bản gốc bị rách nát, nhòe mực đến mức không nhận dạng được thông tin quan trọng, văn thư cần báo cáo cấp quản lý trước khi tiến hành sao chép.

Về chất lượng giấy sao chụp, bạn nên chọn loại giấy in văn phòng đanh mịn, bề mặt khô ráo, không bị ẩm. Giấy in quá mỏng sẽ dễ bị hằn vết dập sang mặt sau, hoặc khiến mực thấm loang lổ gây mất thẩm mỹ cho tập hồ sơ.

Trước khi dập dấu, hãy tháo bỏ toàn bộ ghim bấm kim loại ở góc tập hồ sơ. Nếu để nguyên ghim sắt mà dập dấu đè lên, cạnh kim loại sẽ làm rách mặt cao su của con dấu, khiến mặt khắc bị mẻ nét và hư hỏng.

Vị trí đặt con dấu sao y và cách ghi thông tin ngày tháng xác nhận

Con dấu sao y bản chính thường được đóng tại góc trên cùng bên trái, hoặc khoảng trống phía dưới cùng bên phải của trang tài liệu sao chụp. Vị trí này cần đủ khoảng trống để người ký ghi họ tên, ngày tháng mà không làm che lấp nội dung chính của văn bản.

Việc chọn vị trí đóng mộc phụ thuộc vào bố cục của từng trang tài liệu:

Nếu đầu trang giấy có khoảng trống rộng, bạn có thể dập dấu sao y ở góc trên cùng bên trái, phía trên tiêu đề văn bản. Vị trí này giúp người đọc nhận biết ngay đây là bản sao chép khi mở tài liệu ra xem xét.

Nếu góc trên đã kín chữ, bạn nên chuyển vị trí dập dấu xuống góc dưới cùng bên phải của trang cuối cùng, ngay sau phần kết thúc nội dung. Tuyệt đối không đóng dấu sao y đè lên các điều khoản, chữ số quan trọng, chữ ký gốc hoặc dấu mộc cũ của bản chính, vì thao tác đó làm mất khả năng đối chiếu dữ liệu.

Khi dập, bạn đặt thân dấu vuông góc với mặt giấy, ấn một lực vừa phải và dứt khoát từ trên xuống. Thao tác dập cần đều tay, giữ cố định thân dấu, không lắc lư sang hai bên để nét chữ in ra không bị nhòe mép.

Sau khi con dấu sao y đã in lên giấy, người thực hiện tiến hành ghi ngày tháng xác nhận:

Nếu con dấu là loại khung cố định có chừa dòng trống, bạn dùng bút bi mực xanh hoặc đen ghi rõ ngày, tháng, năm vào ô quy định. Tránh dùng bút dạ có mực quá lỏng, vì mực bút dễ hòa lẫn vào mực dấu gây nhòe chữ.

Nếu văn phòng sử dụng con dấu ngày tháng năm xoay riêng, bạn chỉnh đúng các vòng số của ngày hôm đó, dập thử ra giấy nháp để kiểm tra, rồi dập vào ô trống trên bản sao.

Kỹ thuật ký tên và đóng dấu tròn công ty chèn một phần ba lên chữ ký

Dấu tròn công ty cần được dập đè lên một phần ba chữ ký tươi về phía bên trái để tạo sự liên kết giữa dấu và chữ ký. Kỹ thuật này đòi hỏi người đóng dấu cầm cán dấu chắc tay, căn chỉnh đúng khoảng cách trước khi hạ dấu xuống mặt giấy.

Sau khi dấu sao y đã có ngày tháng, người có thẩm quyền sẽ ký tên xác nhận vào vị trí quy định. Chữ ký này phải là chữ ký tươi bằng bút mực trực tiếp, không sử dụng chữ ký in sẵn từ máy photocopy. Trong hồ sơ gửi tới đối tác, bạn không dùng khắc dấu chữ ký thay cho chữ ký sống nếu hai bên chưa có thỏa thuận chấp thuận bằng văn bản. Người ký nên ghi rõ họ tên, hoặc dùng khắc dấu chức danh đóng ngay ngắn phía dưới chữ ký để hoàn thiện thể thức trình bày.

Khi chữ ký đã khô mực, người phụ trách con dấu thực hiện dập dấu tròn pháp nhân theo các thao tác chuẩn mực:

Thứ nhất, quan sát vị trí chữ ký trên trang giấy để căn chỉnh khoảng cách. Điểm đặt dấu tròn là khu vực bên trái của chữ ký, chừa ra khoảng hai phần ba thân chữ ký về phía bên phải để người xem vẫn nhận diện rõ ràng đường nét viết tay.

Thứ hai, cầm cán dấu tròn thẳng đứng, vuông góc so với mặt bàn làm việc. Hướng đỉnh con dấu có gờ định vị về phía mép trên của trang giấy để vết mộc in ra không bị quay ngược hoặc nghiêng lệch.

Thứ ba, đặt mặt con dấu tiếp xúc nhẹ với giấy, ấn lực đều đặn rồi nhấc thẳng cán dấu lên theo phương thẳng đứng. Không nghiêng cán dấu hoặc nhấc một góc lên trước, vì thao tác đó sẽ làm lem đường tròn viền ngoài.

Quy tắc đóng chèn một phần ba này giúp gắn kết con dấu tròn của doanh nghiệp với chữ ký của cá nhân chịu trách nhiệm, tránh việc tách rời chữ ký khỏi nội dung văn bản.

Thao tác đóng dấu giáp lai đúng vị trí khi hồ sơ sao y có từ hai trang trở lên

Dấu giáp lai được đóng đè lên mép phải của các tờ giấy khi xếp so le hình cánh quạt để xác nhận tính liên tục của tập hồ sơ. Thao tác này đòi hỏi mặt bàn làm việc phải phẳng phiu, số lượng tờ giấy vừa phải để mực dấu in đều lên từng mép giấy.

Đối với những hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu hoặc quy chế nội bộ có độ dài từ hai trang trở lên, việc chỉ đóng dấu ở trang cuối là chưa đủ. Dấu giáp lai ở mép giấy giúp chứng minh các trang tài liệu nằm trong cùng một tập hồ sơ thống nhất, tránh tình trạng rút bớt hoặc chèn thêm trang vào giữa. Quy trình đóng dấu giáp lai gồm các bước sau:

Đầu tiên là bước xếp giấy theo hình nan quạt. Bạn sắp xếp các trang tài liệu theo đúng thứ tự từ trang đầu đến trang cuối. Dùng tay vuốt nhẹ mép phải của tập giấy để các mép xòe đều ra, khoảng cách giữa các mép giấy chừng một đến hai milimet. Độ xòe của các trang phải đều đặn để khi dập dấu xuống, mỗi trang đều nhận được một phần nét mực của vòng tròn con dấu.

Tiếp theo là xác định vị trí dập dấu trên mép giấy. Dấu giáp lai thường được dập vào khoảng giữa mép giấy bên phải của tập tài liệu. Một con dấu tròn thông thường có thể phủ lên khoảng bốn đến năm tờ giấy mỏng trong một lần dập.

Nếu tập tài liệu dày nhiều trang, bạn không nên dập một lần mà cần chia nhỏ thành nhiều phần giấy vừa tay. Mỗi phần gồm vài trang, dập các vết dấu giáp lai so le dọc theo mép phải từ trên xuống dưới sao cho toàn bộ các trang đều có vết mực nối tiếp nhau.

Khi dập dấu giáp lai, do tập giấy có độ dốc nhất định, bạn cần dùng lực ấn chắc tay và giữ cán dấu thăng bằng. Sau khi dập xong, bạn lật từng trang giấy để kiểm tra xem mép của các trang đã nhận đủ mực đỏ hay chưa, nếu có trang bị thiếu nét thì cần điều chỉnh lại cho rõ ràng.

Những lỗi thường gặp khiến bản sao y của công ty bị từ chối

Các lỗi thường gặp khiến bản sao y bị đối tác từ chối gồm mực dấu lem nhòe, đóng trùm toàn bộ chữ ký, thiếu chữ ký người có thẩm quyền, hoặc quên dập dấu giáp lai trên tập tài liệu nhiều trang. Nhận biết trước những lỗi này giúp nhân viên văn thư chủ động kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chuyển giao giấy tờ.

Trong thực tế tiếp nhận hồ sơ, nhiều bộ tài liệu sao y bị trả về hoặc yêu cầu làm lại chỉ vì những sơ suất nhỏ trong khâu dập mộc. Dưới đây là ba nhóm lỗi điển hình và cách khắc phục cụ thể cho từng trường hợp.

Mực dấu bị nhòe, mất nét hoặc dùng màu mực không đúng thói quen văn bản

Vết mộc bị từ chối khi nét chữ bị nhòe do châm quá nhiều mực, hoặc dùng mực màu đen, tím thay vì màu mực đỏ theo thói quen văn thư hành chính. Chất lượng khay mực và cách châm mực ảnh hưởng trực tiếp đến độ sắc nét của con dấu khi dập xuống giấy.

Lỗi về mực dấu thường xuất hiện ở hai tình huống phổ biến:

Tình huống thứ nhất là thừa mực hoặc thiếu mực trên khay chứa. Khi thấy con dấu đóng ra nhạt màu, nhiều người thường châm quá nhiều mực vào khay nỉ cùng một lúc. Khi khay bị úng mực, mặt cao su chạm vào sẽ bám thành từng mảng mực thừa. Khi dập xuống giấy, mực tràn ra mép chữ, làm dính các nét chữ lại với nhau, khiến tên doanh nghiệp hoặc mã số thuế bị mờ đục. Ngược lại, nếu khay mực cạn khô, vết dập sẽ bị đứt quãng, mất nét chữ, làm giảm độ tin cậy của tài liệu.

Tình huống thứ hai là dùng sai màu mực dấu. Thói quen xử lý văn bản hành chính tại nước ta sử dụng mực màu đỏ tươi cho dấu pháp nhân và dấu sao y. Một số người dùng mực màu đen hoặc xanh dương để đóng dấu sao y lên tài liệu. Khi gửi đi, bên tiếp nhận dễ nhầm lẫn đây là bản photocopy đen trắng chứ không phải bản sao y được đóng dấu sống, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.

Việc chọn loại mực dấu không phù hợp cũng khiến bản sao bị lem hoặc mờ nét. Người thực hiện nên sử dụng giấy in văn phòng tiêu chuẩn cùng loại mực chuyên dụng đi kèm con dấu để mực bám chắc và từng nét chữ sắc gọn.

Đóng dấu tròn trùm kín toàn bộ chữ ký thay vì đóng chếch về bên trái

Việc dập con dấu công ty trùm kín toàn bộ chữ ký làm mờ đường nét viết tay, khiến đối tác khó đối chiếu và nghi ngờ tính chân thực của văn bản. Khi đóng dấu chếch về bên trái một phần ba chữ ký, cả nét ký tươi và hình ảnh con dấu đều hiển thị rõ ràng, ngay ngắn.

Lỗi này thường xảy ra do người dập dấu muốn đặt con dấu vào chính giữa vùng ký tên, hoặc do thao tác vội vàng không căn chỉnh lề trước khi ấn:

Khi con dấu tròn đè trùm lên toàn bộ chữ ký, mực đỏ của con dấu sẽ hòa lẫn vào mực của bút ký. Nếu người ký dùng bút mực xanh hoặc mực đen có nét mảnh, vết mộc đỏ đậm sẽ che khuất các đường nét đặc trưng của chữ ký tay. Khi cần đối chiếu chữ ký với mẫu đã đăng ký trong hồ sơ quản lý nội bộ, người kiểm tra sẽ gặp khó khăn để nhận diện.

Cách đặt dấu chuẩn xác là để thân con dấu nằm chếch về phía bên trái của chữ ký, chỉ để rìa ngoài bên phải của con dấu chèn nhẹ lên khoảng một phần ba độ dài chữ ký. Cách đóng này vừa chứng thực chữ ký của người ký, vừa giữ nguyên được toàn bộ hình dáng của chữ ký tươi trên mặt giấy.

Thiếu chữ ký của người có thẩm quyền hoặc bỏ sót dấu giáp lai các mép giấy

Một bản sao y chỉ có mộc dấu sao y và mộc tròn mà thiếu chữ ký tay cùng dấu giáp lai ở tài liệu nhiều trang sẽ không có giá trị đối chiếu nội bộ. Đối tác hoặc bộ phận thẩm tra có quyền nghi ngờ các trang giữa bị tráo đổi nếu thiếu vết dấu giáp lai kết nối.

Con dấu là công cụ đại diện của tổ chức, cần gắn liền với trách nhiệm của một cá nhân cụ thể thông qua chữ ký xác nhận:

Chữ ký của người đại diện hoặc người được ủy quyền là căn cứ xác nhận cá nhân đó đã đối chiếu bản sao với bản chính, chịu trách nhiệm về tính trung thực của tài liệu. Bản sao y có dấu tròn nhưng thiếu chữ ký sống được xem là tài liệu khiếm khuyết về thể thức và dễ bị đối tác từ chối nhận hồ sơ.

Với các bộ tài liệu dài nhiều trang, nếu chỉ đóng dấu tròn ở trang cuối mà bỏ qua dấu giáp lai ở mép giấy các trang trước, các trang nội dung phía trước sẽ thiếu sự ràng buộc liên tục. Người tiếp nhận có lý do lo ngại các trang bên trong bị thay đổi nội dung, dẫn đến việc yêu cầu doanh nghiệp phải xuất trình bản chính để kiểm tra lại từng trang, gây mất thời gian của các bên.

Phân loại con dấu sao y bản chính theo nhu cầu văn phòng

Dấu sao y bản chính hiện có hai dạng phổ biến là mẫu dấu nội dung cố định và mẫu dấu tích hợp ngày tháng năm xoay. Tùy thuộc vào khối lượng giấy tờ sao chép mỗi ngày và thói quen làm việc của từng bộ phận, bạn nên chọn cấu hình con dấu phù hợp để thao tác dập mộc thuận tiện.

Dưới đây là đặc điểm của từng dòng dấu, giúp người phụ trách hành chính cân nhắc lựa chọn đúng mẫu phôi dấu phục vụ công việc hàng ngày.

Mẫu dấu sao y nội dung cố định

Mẫu dấu sao y cố định gồm dòng chữ SAO Y BẢN CHÍNH, tên công ty và các đường kẻ trống để người dùng tự điền ngày tháng bằng bút viết tay. Cấu tạo gọn gàng của phôi dấu liền mực giúp kiểu dấu này được nhiều văn phòng quy mô vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng.

Dòng dấu nội dung cố định thường sử dụng cán dấu liền mực với khay mực gắn sẵn bên trong:

Nội dung trên mặt dấu cao su thường bố trí thành hai hoặc ba dòng chữ rõ ràng. Dòng trên cùng là chữ SAO Y BẢN CHÍNH viết hoa, dòng tiếp theo ghi tên doanh nghiệp, dòng dưới cùng là ô trống để ghi ngày tháng năm dạng Ngày… tháng… năm 20…

Ưu điểm của loại con dấu này là thân cán nhỏ gọn, cầm vừa tay, trọng lượng nhẹ, dễ dàng cất trong ngăn kéo bàn làm việc hoặc mang theo khi đi công tác. Cơ chế nắp lật tự động bên trong giúp mặt dấu luôn tiếp xúc với khay mực khi ở trạng thái nghỉ, giữ cho khay mực hạn chế tiếp xúc trực tiếp với không khí bên ngoài.

Loại dấu này phù hợp cho các văn phòng có tần suất sao y giấy tờ ở mức vừa phải, mỗi ngày chỉ dập vài bộ hồ sơ lưu trữ nội bộ. Người thực hiện chỉ cần dập một nhát để lấy khung chữ sao y, sau đó dùng bút viết tay vài chữ số để hoàn tất thông tin ngày tháng.

Điểm hạn chế là nếu văn phòng phải xử lý hàng trăm trang giấy mỗi ngày, việc ngồi viết tay từng dòng ngày tháng vào chỗ trống sẽ tốn thêm thời gian thao tác của nhân viên.

Mẫu dấu sao y tích hợp ngày tháng năm xoay

Mẫu dấu sao y tích hợp ngày tháng năm xoay có dải số ở giữa mặt dấu, cho phép thay đổi ngày dập mà không cần viết tay. Con dấu này thường sử dụng phôi dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) tích hợp sẵn cụm số ngày tháng năm.

Mặt dấu được chia làm hai phần gồm phần viền cao su cố định khắc chữ SAO Y BẢN CHÍNH cùng tên doanh nghiệp, và khoảng hở ở giữa dành riêng cho các dải số ngày tháng năm. Mỗi sáng trước khi bắt đầu công việc, bạn chỉ cần chỉnh các dải số để cập nhật đúng ngày hiện tại.

Khi dập xuống giấy, toàn bộ thông tin gồm chữ sao y, ngày tháng năm và tên công ty được in ra cùng một lúc. Bạn không cần dùng bút viết tay thêm chữ số nào, giúp việc xử lý các tập hồ sơ dày diễn ra liền mạch, các dòng chữ in ra đồng đều và thẳng hàng trên mọi trang tài liệu.

Tuy nhiên, mẫu dấu xoay ngày tháng cũng có một số điểm cần lưu ý khi sử dụng:

Kích thước của thân cán dấu xoay to và nặng hơn so với cán dấu cố định. Vết dập trên giấy cũng chiếm diện tích lớn hơn, do đó người dùng cần tìm khoảng trống đủ rộng trên trang tài liệu để tránh dập đè lên các dòng chữ gốc.

Khi chỉnh ngày tháng, người dùng cần thao tác cẩn thận ở phần vành xoay để tránh chạm tay vào bề mặt cao su chứa mực.

Sau thời gian sử dụng, bụi giấy có thể bám vào các rãnh số. Bạn nên định kỳ tháo khay mực ra, dùng cọ mềm vệ sinh nhẹ bề mặt cao su rồi châm thêm lượng mực vừa đủ để con dấu cho ra nét in rõ ràng.

Để lựa chọn con dấu sao y bản chính phù hợp với nhu cầu công việc, bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại.