Cách đóng dấu chuẩn lên chữ ký, dấu treo và dấu giáp lai

Cách đóng dấu chuẩn là thao tác dập con dấu ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều mực, đặt chuẩn xác vị trí theo từng nghiệp vụ văn thư để hoàn thiện thể thức phát hành của tài liệu.

Quy cách đóng dấu lên chữ ký cần người có thẩm quyền ký tay trước, sau đó người đóng dấu dập trùm một phần ba hình dấu tròn về phía bên trái nét ký để xác nhận thẩm quyền ban hành và tính xác thực của tài liệu.

Quy cách đóng dấu treo áp dụng tại góc trên bên trái của trang đầu tài liệu, trùm lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề văn bản. Thao tác dập dấu giáp lai được thực hiện xòe quạt ở mép giấy để liên kết các trang liên tiếp trong một tập hồ sơ.

Nắm vững từng bước căn chỉnh mặt dấu, điều tiết lực bấm tay và chuẩn bị bề mặt kê dập sẽ giúp bạn tránh tình trạng lem mực, lệch góc hay làm hỏng giấy tờ quan trọng.

Nguyên tắc chuẩn bị trước khi đóng con dấu

Thao tác chuẩn bị trước khi đóng dấu tập trung vào việc kiểm tra tính hợp lệ của văn bản và thẩm quyền của người ký tay.

Nguyên tắc cốt lõi là tuân thủ trình tự văn thư. Bạn chỉ dập con dấu sau khi người có thẩm quyền đã ký tay bằng mực tươi lên vị trí chức danh. Người làm văn phòng không đóng dấu tròn khống chỉ lên tờ giấy trắng, hoặc dập lên văn bản chưa có chữ ký của người đại diện. Việc đóng dấu lên giấy trắng dễ dẫn đến nguy cơ sai lệch về nội dung văn bản sau khi phát hành.

Khi kiểm tra văn bản trình ký, người thao tác cần đối chiếu đúng thẩm quyền ban hành, kiểm tra nội dung hoàn thiện và xác nhận chữ ký đã được ký đầy đủ. Đối với các dòng dấu liền mực, mọi thao tác chuẩn bị dụng cụ, kiểm tra mặt dấu và kê đệm thực hành sẽ được tiến hành đồng bộ theo quy trình kỹ thuật.

Hướng dẫn cách đóng dấu chuẩn lên chữ ký

Thao tác đóng dấu lên chữ ký chuẩn yêu cầu đặt con dấu tròn vào góc bên trái chữ ký, trùm lên khoảng một phần ba nét ký tay và dập dứt khoát với lực đều đặn.

Để vết dập thể hiện đúng quy cách hành chính và tạo sự ngay ngắn cho trang văn bản, người thực hiện cần tuân thủ vị trí tiếp xúc và kỹ thuật kiểm soát lực bàn tay.

Về mặt kỹ thuật văn thư, con dấu cần phủ lên một phần mép trái của chữ ký để tạo mối liên kết chặt chẽ trên trang giấy. Nhiều doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước cũng áp dụng cách thức này nhằm giữ sự thống nhất cho các hợp đồng và công văn phát hành. Khi đặt dấu tròn công ty lên văn bản, bạn đặt hai ngón tay vào phần thân cán, ngón tay cái và ngón trỏ giữ chắc hai bên sườn để giữ góc vuông chín mươi độ so với mặt bàn.

Nếu bạn cầm cán dấu bị nghiêng, mép vành ngoài của con dấu sẽ cắn sâu xuống giấy tạo thành đường viền đậm, trong khi tên đơn vị ở phía đối diện lại bị mờ nhạt. Bạn cần giữ cổ tay thẳng, không rung tay khi bắt đầu tiếp xúc mặt giấy.

Lực tay khi bấm cán dấu cũng quyết định trực tiếp đến độ sắc nét của văn bản. Đối với cán lật, bạn dùng lực lòng bàn tay nhấn dứt khoát từ trên xuống dưới theo phương thẳng đứng, giữ yên cán dấu trong khoảng nửa giây để mực từ mặt cao su bám sang bề mặt giấy, rồi mới thả lỏng tay để cán tự nhả về vị trí ban đầu.

Việc giữ yên trong khoảnh khắc ngắn giúp lớp mực bám đều vào sợi giấy, tránh việc vung vãi các hạt mực nhỏ xung quanh viền. Bạn không nên dùng lực đập quá mạnh, vì có thể làm nứt khung vỏ nhựa hoặc khiến mực tràn ra ngoài mép chữ. Ngược lại, nếu chỉ ấn nhẹ hời hợt, mặt cao su sẽ không chạm hết vào giấy, để lại các khoảng trắng đứt đoạn bên trong vòng tròn.

Vị trí đặt con dấu lên chữ ký

Khi thực hiện dập mộc, việc căn chỉnh mặt dấu chớm đè lên nét mực chữ ký là thao tác thực hành quen thuộc trong công tác xử lý giấy tờ.

Trong phạm vi cơ quan, tổ chức áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại Điều 33 Khoản 1 Điểm a và Điểm b, dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định, đồng thời khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái.

Khi đưa con dấu vào vùng chữ ký, bạn cần căn chỉnh cẩn thận để mép ngoài của vòng tròn con dấu chỉ phủ nhẹ lên phần đầu hoặc phần đuôi nét bút phía bên trái. Mục đích của việc đóng trùm một phần ba về bên trái là để con dấu và chữ ký tay liên kết với nhau trên cùng một văn bản, tránh việc cắt ghép chữ ký rời.

Bạn không nên đóng dấu trùm kín toàn bộ chữ ký, vì cách làm này sẽ che lấp các đặc điểm nhận dạng nét bút cá nhân của người ký, gây khó khăn cho việc đối chiếu chữ ký sống.

Bạn cũng không nên đóng con dấu tách rời hoàn toàn khỏi chữ ký tay. Nếu vòng dấu tròn nằm trơ trọi ở khoảng trống bên cạnh, mối liên kết hình thức giữa con dấu của đơn vị và người đại diện ký văn bản sẽ bị rời rạc.

Bạn hãy căn chỉnh sao cho tâm con dấu hơi chếch về bên trái của khoảng trống giữa dòng chức vụ và dòng họ tên người ký. Khoảng cách này tạo sự cân đối về mặt thị giác, giúp người đọc dễ dàng tiếp nhận đầy đủ thông tin trên văn bản.

Cách sắp xếp dấu tròn cùng dấu chức danh và dấu tên

Thao tác sắp xếp dấu tròn cùng dấu chức danh yêu cầu đặt con dấu tròn bên trái chữ ký, còn dòng dấu chức danh hoặc dấu tên dập ngay ngắn phía dưới cùng.

Việc bố trí nhiều con dấu khác nhau tại cùng một ô chữ ký đòi hỏi người đóng dấu phải ước lượng khoảng cách, giữ cho các vệt mực không đè chồng lên nhau làm lem chữ.

Người ký văn bản thường ký ở khoảng trống nằm giữa dòng chức vụ và dòng họ tên. Sau khi chữ ký tay đã hoàn tất, người thực hiện sẽ dập khắc dấu chức danh hoặc dấu tên song song ngay phía dưới chữ ký, cách chân chữ ký khoảng từ hai đến ba milimet để tạo sự thông thoáng cho bố cục.

Dấu chức danh có thể dùng mực đỏ hoặc mực xanh tùy theo quy định nội bộ của từng cơ quan, nhưng nét chữ cần thẳng hàng, rõ chữ và nằm trọn vẹn trong phạm vi trình bày của ô ký tên.

Khi dập con dấu chức danh hoặc dấu tên song song cùng chữ ký tay bên cạnh con dấu tròn, bạn cần giữ khoảng cách vừa phải giữa đường viền tròn và chữ đầu tiên của dấu chức danh. Vành ngoài của dấu tròn không nên đè nát lên dòng họ tên hoặc chức danh bên dưới.

Nếu khoảng cách giữa chữ ký tay và mép dưới trang giấy quá hẹp, bạn nên dập dấu tròn hơi chếch lên góc trên bên trái của chữ ký để nhường chỗ cho con dấu tên, giúp các bên tiếp nhận tài liệu đều đọc rõ cả tên đơn vị lẫn tên người ký đại diện.

Cách đóng dấu treo trên văn bản và tài liệu đính kèm

Dấu treo là thao tác dập con dấu của đơn vị lên góc trên bên trái của trang văn bản đầu tiên, trùm lên dòng tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục đính kèm.

Thao tác đóng dấu treo thường xuất hiện trên các loại giấy tờ phát hành nội bộ, bảng báo giá, biên bản bàn giao, hóa đơn hoặc các phụ lục kèm theo nhằm ghi nhận nguồn gốc ban hành từ đơn vị.

Trong thực tế công việc văn phòng, không phải tài liệu nào cũng có phần chữ ký của người đại diện ở cuối trang. Có những tài liệu mang tính chất thông báo nội bộ, giấy chứng nhận thực tập, phiếu thu, hóa đơn mua hàng, hoặc phụ lục kỹ thuật gồm nhiều bảng biểu được lập bởi các phòng ban chuyên môn.

Khi những văn bản này được lưu hành, việc đóng dấu treo tại góc trên bên trái giúp chứng minh tài liệu đó là một bộ phận gắn liền với hồ sơ của cơ quan, không phải là giấy tờ trôi nổi tự ý soạn thảo.

Khi thực hiện đóng dấu treo, bạn cần chú ý đến phạm vi áp dụng thực tế của tài liệu. Con dấu treo chỉ ghi nhận xuất xứ của văn bản, nhưng không thay thế cho chữ ký cam kết trách nhiệm của người đại diện đối với các thỏa thuận giao dịch.

Một bản hợp đồng nếu không có chữ ký sống ở trang cuối mà chỉ đóng một con dấu treo ở trang bìa thì văn bản đó chưa hoàn thiện về mặt hình thức ký kết giữa hai bên. Bạn cần trao đổi với người lập văn bản về tính chất tài liệu trước khi dập dấu treo, tránh nhầm lẫn giữa việc ghi nhận nguồn gốc phụ lục và việc ký kết ban hành văn bản chính thức.

Vị trí dập dấu treo tại góc trên bên trái

Vị trí dập dấu treo là đặt con dấu tại góc trên bên trái trang giấy, trùm lên một phần tên đơn vị ban hành văn bản hoặc dòng tiêu đề của phụ lục.

Trong phạm vi cơ quan, tổ chức áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại Điều 33 Khoản 1 Điểm c và Điểm d, việc đóng dấu treo trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định, và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Khi căn chỉnh vị trí dập, bạn đưa con dấu vào góc trái nơi có in tên đơn vị, địa chỉ hoặc tiêu đề phụ lục. Bạn dập con dấu sao cho vòng tròn bao phủ một phần tên cơ quan, nhưng không được che mất hoàn toàn các chữ cái quan trọng trong tên đơn vị.

Nếu văn bản là phụ lục hoặc bảng kê chi tiết không có tên công ty ở góc trái, bạn đặt con dấu tròn trùm lên chữ cái đầu tiên của tiêu đề tài liệu, ví dụ trùm một phần lên chữ Phụ lục hoặc Bảng kê.

Một điểm cần lưu ý khi dập dấu treo là không dập lấn sang phần số và ký hiệu văn bản nằm liền kề bên phải, cũng không dập trùm vào ngày tháng ban hành. Dấu treo thường đóng trên trang đầu tiên của văn bản, hoặc trang đầu của mỗi tài liệu đính kèm độc lập.

Nếu tập phụ lục gồm nhiều trang rời nhau, ngoài việc đóng dấu treo ở trang bìa đầu tiên, bạn có thể kết hợp thêm thao tác dập dấu giáp lai để liên kết các trang sau lại với nhau thành một tập tài liệu thống nhất.

Kỹ thuật đóng dấu giáp lai cho tập hồ sơ nhiều trang

Dấu giáp lai là thao tác đóng con dấu đè lên mép giấy của nhiều tờ tài liệu được xếp so le nhau, nhằm giúp các trang hồ sơ giữ nguyên tính liên tục, hạn chế việc tráo đổi hoặc thêm bớt trang.

Kỹ thuật này áp dụng cho các bộ hồ sơ có từ hai trang trở lên như hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu, quy chế nội bộ, hoặc văn bản do cơ quan ban hành.

Mục đích cơ bản của việc đóng dấu giáp lai là tạo ra một hình dấu chung được chia nhỏ trên mép của các tờ giấy trong cùng một tập tài liệu. Khi các trang giấy được ráp nối lại với nhau theo đúng thứ tự, các phần hình ảnh của con dấu trên từng mép giấy sẽ khớp lại thành một khuôn dấu tròn hoàn chỉnh.

Nếu một trang giấy bị tách rời, thay thế bằng nội dung khác, phần viền dấu trên mép trang đó sẽ bị lệch khớp hoặc biến mất, giúp người kiểm tra nhận biết dấu hiệu xáo trộn hồ sơ.

Trước khi tiến hành đóng dấu giáp lai, người thực hiện văn thư cần kiểm tra lại toàn bộ số thứ tự trang, số tờ và nội dung liên tục của tập hồ sơ. Bạn cần lật từng trang để đối chiếu số trang ghi ở góc dưới hoặc góc trên xem có bị nhảy số, thiếu trang chẵn lẻ, hay lẫn lộn trang của tài liệu khác vào không.

Sau khi xác nhận tập hồ sơ đã được xếp hoàn chỉnh theo đúng trình tự từ trang đầu đến trang cuối, bạn mới tiến hành thao tác vuốt giấy và đặt dấu lên mép cạnh của tài liệu.

Cách xếp xòe quạt mép giấy để mực bám đều các trang

Kỹ thuật xếp mép giấy cần sự khéo léo để vuốt tập hồ sơ xòe đều dạng cánh quạt theo mép phải, tạo độ so le từ một đến hai milimet giữa các tờ liên tiếp.

Việc tạo khoảng hở đều đặn giữa các mép giấy giúp mực từ con dấu có thể tiếp xúc và lưu lại rõ nét trên bề mặt của từng trang tài liệu riêng biệt.

Để thực hiện thao tác xòe quạt, bạn đặt tập hồ sơ ngay ngắn trên mặt bàn phẳng, dùng ngón tay cái và ngón trỏ của bàn tay trái giữ chặt gáy tập giấy ở mép bên trái. Bàn tay phải đặt nhẹ lên mép bên phải của tập tài liệu, dùng lực các đầu ngón tay miết nhẹ và đẩy tập giấy trượt chếch một góc nghiêng khoảng bốn mươi lăm độ.

Động tác miết này làm các mép giấy bên phải trượt lên nhau, tạo thành một bề mặt dốc thoai thoải với các đường mép so le cách đều nhau khoảng một đến hai milimet.

Khi mép giấy đã xòe đều, bạn dùng ngón tay trái giữ cố định mép tập giấy để các tờ không bị xê dịch trở lại. Bạn cầm cán dấu bằng tay phải, đặt tâm con dấu nằm ngay trên đường dốc của các mép giấy xòe, căn chỉnh sao cho vòng tròn dấu bao phủ từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng của tập giấy.

Dùng lực tay ấn dứt khoát và hơi nghiêng nhẹ cán dấu để mặt cao su ép mực bám vào từng bậc mép giấy so le. Sau khi dập xong, bạn buông tay ra và lật mép từng tờ kiểm tra, nếu trang nào cũng có một vệt mực đỏ hình vòng cung rõ ràng thì thao tác đóng giáp lai đã đạt yêu cầu.

Cách xử lý khi tập tài liệu có độ dày lớn

Phương án xử lý tập tài liệu quá dày là chia nhỏ hồ sơ thành nhiều phần từ năm trang để đóng dấu giáp lai nối tiếp, giúp mọi trang đều nhận được mực rõ nét.

Cán dấu cao su thông thường khó có thể ép lún qua một tập giấy dày hàng chục trang, nếu cố dập một lần thì các trang ở giữa sẽ bị mất nét hoàn toàn.

Trong phạm vi cơ quan, tổ chức áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại Điều 33 Khoản 1 Điểm đ, việc đóng dấu giáp lai được thực hiện đối với văn bản giấy có từ hai trang trở lên và dấu đóng vào mép phải trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Quy định này giúp hạn chế tình trạng tập giấy quá dày làm rách mép giấy, hoặc làm mực không thể in xuống các trang phía dưới.

Đối với các bộ hồ sơ dày của doanh nghiệp, bạn nên chia tập tài liệu thành từng cụm năm trang để thực hiện thao tác đóng giáp lai gối đầu.

Cách thực hiện đóng giáp lai gối đầu được tiến hành theo các bước cụ thể: cụm đầu tiên gồm từ trang một đến trang năm được xòe quạt và dập con dấu thứ nhất ở mép trên cùng bên phải. Cụm tiếp theo sẽ lấy từ trang năm đến trang chín, nghĩa là trang năm trở thành tờ giấy trung gian nối liền hai lần đóng dấu.

Con dấu thứ hai sẽ được dập dịch xuống phía dưới mép phải khoảng ba đến năm centimet so với con dấu thứ nhất. Bạn tiếp tục lặp lại thao tác này cho đến trang cuối cùng của tập hồ sơ. Cách làm này tạo ra một chuỗi dấu giáp lai so le dọc theo mép phải của tập tài liệu, giữ tính liên kết cho toàn bộ các trang mà không làm rách giấy hay nhòe mực.

Bảng phân loại và đối chiếu quy cách các loại dấu

Dưới đây là bảng phân loại chi tiết đối chiếu quy cách, vị trí đóng và mục đích sử dụng của ba hình thức đóng dấu phổ biến trên văn bản hành chính hiện nay.

Bảng tổng hợp này giúp bạn tra cứu nhanh các thông tin kỹ thuật thực hành trước khi thao tác trên từng loại hồ sơ, hợp đồng và chứng từ văn phòng.

Loại hình đóng dấu	Vị trí đóng trên văn bản	Tỷ lệ phủ hình dấu	Mục đích sử dụng chính	Dòng văn bản áp dụng phổ biến
Dấu lên chữ ký	Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký tay, lệch về phía bên trái	Trùm 1/3 con dấu vào chữ ký, 2/3 nằm ngoài nét ký	Thể hiện thẩm quyền ban hành của người ký đại diện	Hợp đồng kinh tế, quyết định, công văn, biên bản thanh lý
Dấu treo	Góc trên cùng bên trái của trang đầu tiên	Trùm một phần lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề	Xác nhận tài liệu phát hành từ đơn vị, chứng minh xuất xứ	Hóa đơn, bảng kê, phụ lục đính kèm, thông báo nội bộ
Dấu giáp lai	Mép phải của tập hồ sơ, xòe quạt so le	Trùm đều mép của các tờ, tối đa 05 tờ một dấu	Giữ tính liên tục của hồ sơ, hạn chế thay đổi trang	Hợp đồng nhiều trang, hồ sơ nghiệm thu, quy chế, dự thảo

Bố cục vị trí của từng con dấu trên trang giấy tuân theo một trật tự không gian rõ ràng. Dấu treo nằm ở vị trí cao tại góc trái văn bản, nơi đặt khối thông tin định danh cơ quan ban hành. Dấu giáp lai nằm chạy dọc theo mép ngoài cùng bên tay phải của tập tài liệu, tạo thành đường liên kết cho toàn bộ các trang giấy bên trong.

Dấu chữ ký nằm ở phần cuối tài liệu, đặt tại vị trí bên dưới nội dung kết luận để hoàn thiện thể thức văn bản. Hiểu đúng vị trí của từng loại dấu giúp người làm văn thư không dập nhầm con dấu lên sai phân vùng quy định.

Cách xử lý các lỗi thường gặp khi thao tác con dấu

Cách xử lý các lỗi đóng dấu thường gặp đòi hỏi người thao tác phải xác định nguyên nhân do mực, do bề mặt giấy hay do lực tay để áp dụng giải pháp tương ứng.

Trong quá trình đóng dấu hồ sơ văn phòng, bạn có thể gặp phải tình trạng vết dập bị nhòe mực, đứt nét vành tròn, lệch góc, hoặc đóng dấu ngược chiều.

Những sai sót này nếu không được xử lý có thể làm giảm tính thẩm mỹ của bộ hồ sơ, khiến người tiếp nhận văn bản yêu cầu giải trình hoặc làm lại giấy tờ. Đối với văn bản quan trọng đã đóng dấu hỏng, giải pháp an toàn là in lại trang văn bản đó và trình người có thẩm quyền ký lại chữ ký tươi trước khi đóng dấu mới.

Bạn không nên dùng bút bi vẽ thêm vào nét mực bị đứt, cũng không được đóng một con dấu khác đè chèn lên hình dấu cũ bị hỏng, vì sẽ tạo ra vệt mực nhem nhuốc rất khó nhận diện nội dung.

Khi thao tác đóng dấu, người thực hiện cần kiểm tra để giấy in thật khô ráo trước khi dập. Sau khi đóng dấu xong, văn bản nên được giữ nguyên trên mặt phẳng trong ít phút để mực khô tự nhiên, tránh chạm tay vào vết mực làm lem sang các trang tài liệu xung quanh.

Cách khắc phục con dấu bị nhòe mực hoặc lệch góc

Cách khắc phục dấu bị nhòe là thấm bớt mực dư trên tấm đệm nỉ và điều chỉnh lực ấn hai bên sườn cán dấu cân bằng khi dập xuống giấy.

Hiện tượng con dấu bị nhòe mực thường xuất phát từ việc người dùng châm quá nhiều mực vào miếng nệm mút, khiến lượng mực dư thừa ứ đọng lại trên các kẽ cao su.

Khi bạn bấm cán dấu, lượng mực dư này sẽ bị ép tràn ra hai bên mép nét chữ, làm biến dạng hình ảnh con dấu và biến các nét thanh mảnh thành những vệt mực đỏ đặc quánh. Để khắc phục tạm thời, bạn hãy tháo khay nỉ ra, dùng giấy ăn khô thấm nhẹ lên bề mặt miếng nỉ cho đến khi lớp mút chỉ còn ẩm vừa đủ.

Sau đó, bạn dập thử liên tục từ mười đến hai mươi nhát lên giấy nháp, cho đến khi các rãnh chữ cao su nhả hết lượng mực cặn đọng bên trong và đường nét trở nên sắc gọn trở lại.

Đối với lỗi dập dấu bị lệch góc hoặc mất một bên viền tròn, nguyên nhân thường do góc đặt tay của bạn bị nghiêng, hoặc mặt bàn làm việc có điểm gồ ghề. Khi thao tác, bạn cần thả lỏng cổ tay nhưng giữ chắc các ngón tay kẹp quanh thân cán dấu, đặt đế dấu tiếp xúc phẳng hoàn toàn với mặt giấy trước khi ấn lực dập.

Nếu bạn có thói quen nghiêng người về một phía khi ngồi làm việc, lực ấn sẽ vô tình dồn sang một bên mép cán dấu khiến góc đối diện không đủ lực bám mực. Bạn hãy ngồi ngay ngắn, đưa con dấu vuông góc trực diện trước ngực và ấn dứt khoát bằng cả lòng bàn tay để các góc dấu đều nhận được một lực nén đồng đều.

Cách vệ sinh mặt cao su và tra mực dấu đúng cách

Thao tác bảo dưỡng con dấu gồm việc làm sạch bụi giấy bám trong rãnh chữ cao su bằng bàn chải mềm và tra lượng mực vừa đủ vào miếng nệm nỉ.

Mặt khắc cao su sau một thời gian dài sử dụng thường bị xơ giấy và bụi bẩn bám dính vào các khe rãnh nhỏ, làm cho bản in ra bị nham nhở hoặc mất nét chữ.

Để làm sạch mặt dấu, bạn tháo phần khay mực ra ngoài để tránh làm ướt lớp mút nỉ. Bạn dùng một chiếc bàn chải lông mềm hoặc tăm bông thấm nhẹ một ít nước sạch, chải nhẹ nhàng dọc theo các rãnh chữ trên mặt cao su để quét sạch bụi giấy và mực khô vón cục.

Sau khi chải sạch, bạn dùng khăn vải khô không đổ lông thấm khô hoàn toàn mặt cao su trước khi lắp khay mực trở lại. Thao tác vệ sinh định kỳ này giúp các đường nét khắc luôn giữ được độ sâu nguyên bản, đem lại vết dập sắc nét và thanh mảnh.

Quy trình tra mực dấu vào khay nỉ cũng cần được thực hiện cẩn thận để duy trì độ bền của miếng xốp bên trong. Bạn nên dùng loại mực phù hợp với chất liệu khay mực của con dấu đang dùng, tránh dùng các loại hóa chất không rõ nguồn gốc có thể làm co rút mặt cao su.

Khi châm mực, bạn nhỏ từng giọt rải đều khắp bề mặt khay mực với lượng vừa phải. Bạn để yên khay mực cho mực tự ngấm sâu vào lớp đệm bên dưới, rồi mới lắp vào thân cán dấu để dập thử trên giấy nháp.

Quy trình thực hành đóng dấu từng bước cho người mới bắt đầu

Để rèn luyện kỹ năng đóng dấu thành thạo và hạn chế tối đa việc làm hỏng văn bản, bạn có thể thực hiện theo các bước kiểm soát tóm tắt sau:

• Bước 1: Kiểm tra tính hoàn thiện của văn bản, xác nhận chữ ký mực tươi của người có thẩm quyền hoặc đếm đủ số trang tài liệu cần dập giáp lai.
• Bước 2: Kê đệm bề mặt phẳng phiu và dập thử trên giấy nháp để kiểm tra độ đều của nét mực trước khi dập thật.
• Bước 3: Căn chỉnh đúng vị trí quy định, đặt cán dấu vuông góc với mặt bàn và ấn lực dứt khoát theo phương thẳng đứng.
• Bước 4: Nhấc cán dấu thẳng đứng, quan sát độ sắc nét của hình dấu và để văn bản khô ráo tự nhiên.

Nắm vững các kỹ thuật căn chỉnh và quy trình thực hành đóng dấu trên đây sẽ giúp bạn thao tác tự tin, giữ cho mọi tài liệu, hợp đồng và công văn luôn ngay ngắn, rõ nét và đúng chuẩn mực hành chính.

Bạn có thể gửi yêu cầu nội dung và mẫu dấu cần làm qua phiếu báo giá trên website để được hỗ trợ kiểm tra mẫu thiết kế chuẩn xác trước khi gia công.